Job Description Sekretaris dalam Perusahaan

By | September 15, 2010
Advertisements
Share

Secara etimologis, sekretaris atau secretary berasal dari kata ‘secret’ yang berarti rahasia atau pribadi. Dari makna kata pembentuknya tersebut kemudian terciptalah definisi operasional yang merujuk pada seseorang yang dipercayakan kepadanya sebuah masalah rahasia atau pribadi. Pada ruang lingkup yang lebih luas, definisi sekretaris kemudian disesuaikan dengan tugas yang diemban baik untuk perorangan, perusahaan, masyarakat maupun komunitas. M. Braum dan Ramon dari Portugal, mendefinisikan sekretaris sebagai:

“An assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief.”

Namun selain mengerjakan tugas-tugas klerikal, peran sekretaris dalam perusahaan seringkali justru jauh melebihi itu. Seorang sekretaris terkadang juga berperan sebagai tangan kanan atasannya. Tidak hanya harus menjalankan fungsi ke dalam tapi juga ke luar. Ia tidak hanya harus bertanggung jawab dan mengurusi segala kebutuhan pimpinannya dan perusahaan, tapi juga harus tampil di garis depan untuk menjaga citra perusahaan atau organisasi.

Dilihat dari struktural perusahaan, posisi sekretaris memang terlihat berada di luar level managemen atau pembuat keputusan. Namun pada kenyataannya pengaruh sekretaris sangatlah besar dalam politik perusahaan karena dirinya berada sangat dekat dengan lingkaran kekuasaan. Ia mengetahui segala rahasia perusahaan karena selalu dilibatkan dalam pelaksanaan operasionalnya. Bahkan adakalanya sekretaris justru dapat mengambil alih tugas bos dalam pengambilan keputusan atau mengawasi jalannya perusahaan jika sang pemimpin sedang tidak berada di kantor.

Melihat tanggung jawabnya yang cukup luas, tentunya dibutuhkan seorang yang memiliki keahlian teknis dan kepribadian tertentu agar dapat menyandang gelar sekretaris yang profesional. Diperlukan kemampuan administratif yang memadai guna mengerjakan tugas-tugas rutin yang memang banyak berhubungan dengan paperwork yaitu berupa surat-surat dan dokumen penting. Penguasaan alat-alat teknologi dan aplikasi komputer adalah wajib demi memperlancar dan mempermudah segala urusan yang memang sudah serba computerized.

Sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dan bawahan atau pihak luar, seorang sekretaris harus dapat menyerap segala informasi untuk kemudian disampaikan kepada pihak-pihak yang berhak menerimanya. Oleh karena itu kemampuan berkomunikasi merupakan key skill dalam memainkan peran sebagai ‘corong’ pimpinan. Keahlian berbahasa asing seperti bahasa Inggris mutlak disyaratkan demi mendukung segala bentuk hubungan dengan pihak luar terutama pihak asing. Malah penguasaan bahasa asing lain terkadang ikut pula menjadi tuntutan demi terciptanya relasi yang lebih luas dengan berbagai pihak.

Selain hard skill di atas, kepribadian seorang sekretaris pun turut berpengaruh terhadap baik buruknya citra manajemen sebuah perusahaan karena perannya yang seringkali merangkap sebagai seorang public relation. Prajudi Atmosudirjo dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Administrasi Niaga (Business Administration) menyebutkan bahwa sekretaris yang baik harus memiliki sifat ramah, simpatik, menawan, mampu berhadapan dengan segala jenis orang, kominikatif, kooperatif dan sopan. Dalam bekerja, ia harus teliti, jujur, cekatan, inisiatif, dan quick thinker. Dari segi penampilan sekretaris harus terlihat smart, profesional, menarik tapi tetap sopan. Karena tugasnya yang begitu banyak, ia harus memiliki mental yang tangguh, tidak mudah stress dan cepat menyerah.

Melihat kualifikasi sekretaris yang sangat kompleks tersebut, tidaklah heran jika profesi ini lebih banyak ditekuni oleh para wanita. Selama ini, profesi sekretaris memang masih diasosiasikan sebagai pekerjaan perempuan. Hal ini dikarenakan pekerjaan sekretaris memerlukan ketelitian, kerapihan, keramahan, dan keluwesan dalam melayani dan berkomunikasi yang memang identik dengan kepribadian perempuan. Penilaian negatif terhadap profesi sekretaris yang selama ini sering muncul bahwa menjadi sekretaris cukup bermodalkan kecantikan saja juga seharusnya dapat dieliminisir, karena menjadi sekretaris juga harus memiliki kemampuan dan kompetensi yang baik pula. ref : jobsdb

Share
Advertisements